Administratienet

Aanleveren

• Hoe doe ik een nihil opgave?

  Nihil opgaves kunnen maar op één manier gedaan worden. De volgende velden moeten dan allemaal op nul staan:

  • aantal dagen svw;
  • svw loon;
  • aantal dagen bter;
  • bter uurloon; 
  • bter grondslag; 
  • afwijkende grondslag 
  • premies
• Hoe maak ik een OLP aan?
  In principe kunnen alle loon- en salarispakketten geautomatiseerd een OLP aanmaken. Ook administratiekantoren kunnen een OLP maken. Hebt u geen loonpakket en doet u de administratie zelf, dan berekent u zelf de premies en deze geeft u aan ons door met Netwerken.
• Hoe moet ik loon- en premiegegevens aanleveren?
  U kunt een OLP-bestand via Netwerken uploaden of per mail versturen naar berichten-inname@cordares.nl. Ook kunt u de OLP op Netwerken zelf invoeren via de functie ‘Opgave loon en premie invoeren’. De premies kunt u berekenen met de Rekenmodule.
• Hoe moeten de NAW-gegevens van de werknemer in het E-record gevuld worden?

  Naam = de geslachtsnaam van de werknemer zonder voorletters of voorvoegsels maar wel met eventuele spaties. Dus niet de naam van de echtgeno(o)t(e). 
  Voorletter = de voorletters van de werknemer zonder punten, komma’s of spaties. 
  Voorvoegsels = Voorvoegsels behorende bij de naam zonder punten, komma’s of spaties.

• Hoe vaak lever ik loon- en premiegegevens aan?
  U kunt 4-wekelijks of maandelijks aanleveren. Als u twee verschillende administraties voert (één voor maandloners en één voor 4-week-loners) kunt u ook twee verschillende OLP’s aanleveren. De ene per 4 weken de andere per maand. U heeft hier geen verschillende registratienummers bij Cordares voor nodig zoals u dat bij de Belastingdienst wel nodig heeft.
• Wanneer moet ik aanleveren?
  Binnen 2 weken na het verstrijken van de loonperiode levert u een OLP aan. Er is een aanleverkalender beschikbaar.

Berekening van de premies

• Voor welke deelfondsen moet ik premies aanleveren voor mijn medewerkers?
  Dit is afhankelijk van de CAO waaronder zij vallen en nog een aantal specifieke kenmerken. Op deze website vindt u rekenmodellen die u helpen te bepalen welke deelfondsen van toepassing zijn.
• Waar vind ik de beroepencodes?
  Per cao hanteren wij beroepencodes. U vindt ze op deze website.
• Wanneer lever ik een premiebedrag Euro 0,00 aan en wanneer geen premie?
  Indien er voor een (deel)fonds wél premieplicht is, maar geen premieverplichting levert u aan met een bedrag van 0,00. (Bijvoorbeeld omdat een werknemer een heel laag loon heeft). Let op: Dit is van toepassing op de regeling Middelloon en de regeling 55- wanneer het salaris lager is dan de franchise (bodemloon). Is er geen sprake van premieplicht voor een bepaald (deel)fonds dan levert u deze dus niet aan.

Correcties

• Ik heb aangeleverd, Cordares heeft de zending geaccepteerd, maar ik wil toch nog corrigeren. Hoe geef ik deze correctie door?
  U geeft in uw loonpakket aan welke gegevens u wilt corrigeren. De correctie is altijd het verschil met het te corrigeren bedrag. Het is dus niet de waarde die het had moeten zijn, maar het verschil met het vorige opgegeven bedrag. Voorbeeld: De door u opgegeven premie is 100. Dit had bij nader inzien 125 moeten zijn. U geeft nu een positieve correctie van 25 door. Deze correctie geeft u mee aan de eerstvolgende OLP die u instuurt. Hier hoeft u geen aparte OLP zending voor te maken.
• Ik krijg een melding terug na het insturen van mijn OLP. Moet ik die zelf corrigeren?
  Cordares accepteert zendingen en berichten alleen wanneer deze aan bepaalde eisen voldoen. Voldoet een zending of bericht niet aan de eisen dan ontvangt een werkgever of administratiekantoor een e-mail. Daarin is aangegeven welke zending of welk bericht niet geaccepteerd wordt en waarom niet. Cordares vraagt de werkgever/administratiekantoor zelf de onjuistheden in de loonadministratie aan te passen en vervolgens het aangepaste bestand opnieuw in te sturen. Let op: U stuurt alleen zendingen en berichten opnieuw toe die wij niet hebben geaccepteerd. Zitten er binnen één zending meer berichten dan kan het zijn dat sommige berichten wel en andere niet geaccepteerd zijn (dit staat aangegeven in de e-mail die u van ons ontvangt). In dat geval stuurt u alleen de niet geaccepteerde berichten opnieuw naar ons toe.
• Moet ik in de OLP aangeven dat dit een correctie is?
  Wanneer u van ons een bericht heeft gekregen dat de zending/bericht niet geaccepteerd is, dan voert u de aanpassingen door in uw loonadministratie en stuurt u de OLP nogmaals in. Cordares ziet dit als eerste aanlevering over dit loontijdvak. U geeft dus niet door dat het een correctie betreft. Ook in uw loonadministratie geeft u niet aan dat het een correctie betreft.

Kwaliteitscontrole

• Houden jullie rekening met werknemers die gebruik maken van Ziektegeld, in de WAO/WIA zitten of gebruik maken van de Levensloopregeling?
  Is uw werknemer ziek of maakt hij gebruik van de levensloopregeling, dan vult u bij 'soort regel' in de olp de code ZKG of LLR in. Daarnaast is het belangrijk dat u in het veld 'gemiddeld aantal uren per week gewerkt' het juiste aantal uren vult.
  Ontvangt uw werknemer een gedeeltelijke WAO of WIA uitkering, geeft u dit dan schriftelijk aan ons door. Maar let ook hier weer op 'gemiddeld aantal uren per week gewerkt'.
• Houdt Cordares rekening met oproepkrachten?
  Ja. In de OLP kan dit met behulp van de rubriek “Code invloed verzekeringsplicht” in het L-record door de werkgever worden aangegeven met een code D of E”.
• Houdt Cordares rekening met samenwerkingsverbanden?
  Ja, u vult in dat geval het OLP-veld ‘gemiddeld aantal uren per week gewerkt’ met het aantal uren dat de betreffende werknemer voor uw organisatie werkt.
• Houdt Cordares rekening met uitzendkrachten?
  Ja, uitzendkrachten kunnen we herkennen aan de cao-code (92).
• Ik heb een correctieverzoek ontvangen met bijlagen, waarom 2 bijlagen?
  Op de ene bijlage staan de werknemers met een ongebruikelijke grondslag. De grondslagen kunt u controleren in de CAO.
  Op de andere bijlage staan de werknemers met onjuiste premies. De premies kunt u controleren via de rekenmodule.
• Ik heb een correctieverzoek ontvangen omdat grondslagen niet juist zijn. Waar vind ik de juiste grondslagen?
  Informatie over de grondslagen en de hoogte daarvan kunt u terugvinden in de cao. De premies kunt u controleren met de rekenmodule.
• Ik heb een correctieverzoek ontvangen. Waarom?
  In opdracht van de verschillende besturen moet worden voorkomen dat de werkgevers hun opgave loon en premie (OLP) niet correct aanleveren. Wij hebben de nota gecontroleerd op waarschijnlijkheid en juistheid. U hebt een correctieverzoek ontvangen omdat wij een onwaarschijnlijkheid hebben geconstateerd in de grondslagen en/of verschillen in premies. Op de bijlage staat een overzicht met werknemers met ongebruikelijke grondslagen of onjuiste premies.
• Krijg ik nu een rentenota?
  Ja, omdat we uw aanlevering niet op tijd of volledig ontvangen hebben berekenen we rente. Een opgave loon en premie moeten binnen twee weken na het einde van een loontijdvak binnen zijn.
• Over welke werknemer (s) gaat het?
  Bij het correctieverzoek hebben wij een bijlage bijgevoegd van de werknemers met een ongebruikelijke grondslag en/of onjuiste premie. Op de bijlage ziet u de volgens ons onjuiste gegevens, per werknemer in het loontijdvak, nader gespecificeerd.
• Stel ik krijg een correctieverzoek en ik doe niets. Wat gebeurt er dan?
  Dan legt Cordares een nota op, op basis van reële grondslagen, exclusief eventuele premies voor de levensloopregeling. U kunt deze nota gewoon betalen of een vervangende opgave loon en premie aanleveren. LET OP: Op een opgelegde nota wordt geen premie voor Levensloop en BEXC berekend.
• Wat moet ik doen na ontvangst van een correctieverzoek?
  z.s.m. een correctie opgave aan ons toesturen. Informatie over aanleveren en corrigeren vindt u hier.

Kwantiteitscontrole

• Deze werknemer is niet meer in dienst (en de loongegevens zijn ontvangen).

  De werknemer is halverwege of aan het einde van een loonperiode uit dienst gegaan. Bij Cordares ontbreekt alleen de datum uit dienst. U kunt op 2 manieren de uit dienst datum doorgeven:

  Via de OLP aanlevering.
  Als correctieopgave: U kunt over de laatst aangeleverde loonperiode voor de betreffende werknemer (s) een aparte correctieopgave (indicatie=1) insturen. U geeft een nieuw loontijdvak op met nihil loongegevens tot en met de datum uit dienst. Met deze zending wordt dan ook de uit dienst melding meegegeven.
  Als correctieregel: U kunt ook bij de eerstvolgende nieuwe Opgave Loon en Premie de uitdienst datum voor de betreffende werknemer (s) meegeven. U doet dat door op regelniveau voor de betreffende werknemer de indicatie correctie (01) mee te geven en een nihil loonopgave tot en met de datum uit dienst plus de datum uit dienst.

• Een werknemer die op het overzicht staat heeft geen premieplicht.
  In de administratie van Cordares staat de werknemer wel als premieplichtig geregistreerd. Werknemers zonder premieplicht zijn uitgesloten van deze controle op aanwezigheid. U moet aan Cordares de juiste cao en het juiste beroep doorgeven. U kunt dit doen door een wijziging in de arbeidsverhouding via de Opgave Loon en Premie aan ons door te geven.
• Ik heb aangeleverd en toch een herinnering ontvangen. Wat is er aan de hand?
  Controleer in uw loonpakket of er daadwerkelijk is aangeleverd voor de werknemer (s) die op de bijlage zijn vermeld. Als blijkt dat er niet, of niet volledig is aangeleverd dient u dit z.s.m te doen. Wellicht hebben uw aanlevering en onze controle elkaar gekruist. U kunt de herinnering dan als niet verzonden beschouwen. Bij twijfel kunt u onze helpdesk (020 583 4200) bellen. Zij kunnen de meest actuele status voor u uitzoeken.
• Ik heb een herinnering ontvangen. Waarom?
  In het kader van controle en handhaving, moet Cordares voorkomen dat de werkgevers hun Opgave Loon en Premie (OLP) niet of te laat aanleveren. U bent conform de CAO verplicht binnen twee weken na het verstrijken van de loonperiode de OLP aan te leveren. Cordares heeft gecontroleerd of er voor alle arbeidsverhoudingen volledig, dus voor alle werkdagen in de loonperiode, loon- en premiegegevens zijn aangeleverd. Voor de werknemers die op het overzicht staan die wij met de herinnering meestuurden, ontbreekt de OLP voor de gecontroleerde periode.
• Ik heb wel TSF betaald over deze periode.
  TSF gaat niet via de Opgave Loon en Premie. Deze herinnering is een controle op de aangeleverde Opgave Loon en Premie regels. U dient alsnog aan te leveren. De storting in het Tijdspaarfonds kan de werknemer zelf controleren.
• Mijn bedrijf is beëindigd.
  U kunt op deze website doorgeven dat uw bedrijf beëindigd is.
• Mijn werknemer heeft Levensloop opgenomen.
  Over dagen levensloop hoeft u geen premie af te dragen, omdat er geen loon wordt uitbetaald. U moet echter wel een OLP insturen. U stuurt een OLP met een nihil opgave. Dit houdt in dat zowel loongegevens als premiegegevens met “0” worden ingevuld. Bij deze OLP-regel geeft u de code “LLR” op.
• Mijn werknemer heeft tijdspaarfonds (TSF) opgenomen dus heb ik geen loon betaald en geen loon en premiegegevens aangeleverd.

  U dient wel de loon- en premiegegevens aan te leveren gebaseerd op dagen in het loontijdvak.

  Als een werknemer in 20 dagen 2 dagen TSF opneemt en dus 18 dagen loon ontvangt levert u het gehele loontijdvak aan. De Bter- grondslag is gebaseerd op 20 werkdagen en u betaalt over 20 dagen pensioenpremies en Bter-premies.

  Voorbeeld:
  144 gewerkt en 16 uur uit TSF opgenomen, dan vermeldt u in de Opgave Loon en Premie:

  • BTER grondslag op basis van 160 uur
  • BTER dagen 20 dagen.

  De Bter-grondslag moet voor de OLP op basis van het aantal toegekende uren in het loontijdvak opgegeven worden. Dus niet de gewerkte uren.

• Mijn werknemer is nog wel in dienst, maar de arbeidsverhouding moet gewijzigd worden.
  U kunt zelf via een correctie-opgave de loongegevens en de premies wijzigen zoals die moeten zijn voor de juiste arbeidsverhouding. Zijn loongegevens en de premie wel goed aangeleverd, dan moet u geen verschil aanleveren. Met andere woorden, een nihilopgave doen. Daarbij geeft u ook de gewijzigde arbeidsverhouding mee.
• Mijn werknemer is oproep/invalkracht. Moet ik loongegevens aanleveren?
  Indien de werknemer in deze periode niet heeft gewerkt doet u een nihilopgave. Bij een nihilopgave moet u zowel loon als premiegegevens met “0” inzenden. Indien 1 of meer dagen gewerkt is, levert u de gehele loonperiode aan met het aantal daadwerkelijk gewerkte dagen.
• Mijn werknemer is uit dienst met terugwerkende kracht en er staan wel loongegevens na de uit dienst datum.
  U kunt zelf de aangeleverde loongegevens corrigeren met een negatieve opgave, zodat de loongegevens op 0 komen te staan en u het betaalde premiebedrag terugkrijgt.
• Tijdens de (bouw)vakantie hoef ik toch niet aan te leveren?
  Vanaf 1-1-2006 bestaat er een doorbetalingsverplichting tijdens vakantie in de CAO Bouw. Over deze periode bent u ook premies verschuldigd, en dient u een loonopgave te doen.
• Wat gebeurt er als ik na ontvangst van een herinnering niets doe?

  Dan ontvangt u een nota, gebaseerd op gegevens uit een voorgaande loonperiode. Hebben we geen loongegevens dan nemen we gemiddelde cao-gegevens. 

  LET OP: Op een opgelegde nota wordt geen premie voor Levensloop en BEXC berekend.

• Wat moet ik als ik een herinnering heb ontvangen?
  Z.s.m. de ontbrekende periode aanleveren. Of - indien dit het geval is - de medewerker uit dienst melden.
• Werknemer ontvangt een WAO/WIA uitkering en werkt gedeeltelijk. Moet ik dan ook aanleveren?

  Indien een werknemer naast zijn uitkering gedeeltelijk werkt of een aanvulling ontvangt moet u voor deze werknemer loon- en premiegegevens aanleveren. Over de WAO/WIA uitkering worden alleen SV premies berekend. Deze hoeft u niet op te geven aan Cordares en hoeft u dus niet mee te nemen in de grondslagen. Over het loon uit werken en aanvulling op de uitkering worden wel BTER-premies en SV gerelateerde premies berekend.
  U geeft in de Opgave Loon en Premie op:

  • BTER-dagen: Gewerkte dagen in loontijdvak
  • BTER-grondslag: Loon uit werken en aanvulling
  • BTER-uurloon: CAO uurloon
  • SV dagen: Gewerkte dagen in loontijdvak
  • SVgrondslag: Loon uit werken en aanvulling.

  Indien de werknemer alleen een WAO/WIA uitkering ontvangt en geen loon of aanvulling hoeft u dit niet aan te leveren aan Cordares. U kunt de werknemer uit dienst melden, als dat echter op wettelijke gronden niet mag, moet u een nihilopgave te doen.

Nabetalingen

• Hoe moet ik een nabetaling doen?

  Nabetalingen en eenmalige uitkeringen verwerkt u in de opgave loon en premie door de extra bedragen bij de berekende grondslag SVW (Sociale Verzekeringen) op te tellen. Voor een nabetaling maakt u geen extra regel aan.

  Wanneer een nabetaling na einde dienstverband plaatsvindt, moet het betreffende bedrag als correctie op de laatst aangeleverde periode worden aangeleverd. De correctie heeft dan betrekking op het SVW-loon.

  Over nabetalingen of een eenmalige uitkering zijn geen premies Bedrijfstakeigen Regelingen verschuldigd.

Nota

• Kan er verschil ontstaan tussen wat ik aanlever (OLP) en de nota die ik ontvang?
  Na acceptatie en verwerking ontvangt u een nota die gebaseerd is op uw eigen opgave loon en premie. Daarom is de nota ook niet nader gespecificeerd.
• Kan ik een gespecificeerde nota krijgen, met alle premiebedragen?
  De nota is een exacte weergave van uw opgave loon en premie. U krijgt daarom niet een gespecificeerde nota. Hebt u een correctie aangeleverd dan kunt u van deze nota een specificatie opvragen op Netwerken.
• Mag ik ook betalen van mijn G-rekening?
  Nee, alleen van de vrije (v) rekening.
• Waar is de Nota te raadplegen, via het administratienet?
  Elke aanlevering leidt tot een premienota. De nota is op te vragen bij Netwerken.