Administratienet

1. De opgave loon en premie (OLP)
2. De wijze van aanlevering van uw OLP                                                         Printversie
3. Wanneer levert u een OLP aan?
4. Verwerkingscontrole
5. De nota
6. Premie-incasso
7. Renteheffing
8. Correcties
9. Vervangende aanleveringen
10. Kwantiteitscontrole 
11. Kwaliteitscontrole
12. Speciale aandachtspunten bij het invullen

Voortvloeiend uit de arbeidsovereenkomst en uit de cao, draagt u pensioenpremies af voor uw personeel. Dit doet u door na een loonperiode loon- en premiegegevens van uw personeel aan te leveren met een 'opgave loon en premie' (OLP). Hebt u uw loon- en salarisadministratie uitbesteed, dan is de informatie in dit hoofdstuk belangrijk voor uw administratiekantoor of boekhouder. 
Hier is beschreven hoe en wanneer u – of uw administratiekantoor -  loon- en premiegegevens voor de werknemers die bij u in dienst zijn aanlevert en afdraagt.  

1. De opgave loon en premie (OLP)

U levert de volgende loon- en premiegegevens na een loontijdvak (1 maand of 4 weken) bij ons aan:

Gebruikt u een loonpakket dan wordt hiermee de OLP aangemaakt met daarin alle benodigde loon- en premiegegevens. Vrijwel alle bekende softwareleveranciers hebben de specificaties voor een OLP ingebouwd in hun loonpakket.

Berekent u zonder loonpakket de loon- en premiegegevens? Dan zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar: 
de rekenmodule, premiepercentages en rekenregels. 

Terug naar boven

10. Kwantiteitscontrole
Drie weken na afloop van een loontijdvak controleren wij of de loon- en premiegegevens van alle
werknemers, die volgens onze gegevens bij u in dienst waren, zijn aangeleverd.

Is dit niet het geval dan krijgt u een herinnering om de loon- en premiegegevens van de ontbrekende werknemer(s) alsnog aan te leveren.

 De volgende situaties zijn denkbaar: 
·          Het is u nog niet gelukt om het loontijdvak in zijn geheel goed aan te leveren.
·          Er ontbreekt een werknemer.
·          De werknemer is niet meer in dienst. 
Als er na een 1^e en 2^e herinnering nog steeds gegevens ontbreken over het loontijdvak en/of de werknemer is niet uit dienst gemeld, krijgt u een ‘opgelegde’ nota. Wij berekeneb zelf op basis van eerder geaccepteerde loontijdvakken de loon- en premiegegevens voor het ontbrekende loontijdvak. Als er geen geaccepteerde loon- en premiegegevens van eerdere loontijdvakken zijn, dan worden de Bter-uurlonen gehanteerd, gebaseerd op de cao. Op basis van deze uurlonen berekenen wij alle andere loon- en premiegegevens.

Op een opgelegde nota kunt u als volgt reageren:
·          U kunt de loon- en premiegegevens, volgens de opgelegde nota, accepteren door de opgelegde nota te betalen.
·          U kunt de loon- en premiegegevens van de opgelegde nota vervangen door de juiste loon- en premiegegevens alsnog initieel of vervangend aan te leveren. Dit kan vanuit het loonpakket of met behulp van ‘OLP Corrigeren’ op Netwerken. De opgelegde nota komt hiermee te vervallen en een eventueel ander premiebedrag wordt via een vervangende nota in rekening gebracht.
·          Als het om een werknemer gaat die al uit dienst is, dan stelt u eerst de opgelegde nota op nul. Dit kunt u doen met ‘OLP corrigeren’ op Netwerken. Als de opgelegde nota op ‘0’ staat, geeft u met ‘OLP invoeren’ op Netwerken de datum uit dienst door.

Terug naar boven

11. Kwaliteitscontrole

Tien kalenderdagen na het accepteren van de OLP, controleren wij of uw aangeleverde loon- en premiegegevens juist zijn. Deze kwaliteitscontrole bestaat uit twee delen, controle van de loongegevens en controle van de premiegegevens.  

Hieronder een overzicht met foutmeldingen, die kunnen voorkomen na controle van de loongegevens:

Nà controle van de loongegevens, controleren we de afgedragen premiebedragen.

Bij de controle van de premiegegevens berekenen wij – gebaseerd op de correcte loongegevens die u hebt aangeleverd - de premies. Gebaseerd op de cao waaronder de werknemer valt, zijn leeftijd en de loongegevens berekenen wij alle premies die voor de werknemer zouden moeten zijn afgedragen. De berekende premies vergelijken wij met uw aangeleverde premies. 
Als er bij een werknemer fouten in de aangeleverde loongegevens zitten of verschillen tussen de aangeleverde en berekende premies dan sturen wij u een 1^e correctieverzoek met de geconstateerde fouten.

U kunt als volgt op het 1^e correctieverzoek reageren:

·          U levert alsnog de juiste loon- en premiegegevens aan met behulp van uw loonpakket of met behulp van de functie ‘OLP corrigeren’ in Netwerken.
·          De foute loon- en premiegegevens kunnen het gevolg zijn van het feit dat u bij een werknemer niet goed heeft aangegeven dat het om een fulltimer, parttimer of oproepkracht gaat. In dit geval geeft u de juiste arbeidsverhoudinggegevens door met een OLP. Of een werknemer fulltime of parttime werkt, kunt u aangeven met het gemiddelde aantal gewerkte uren per week. Bij een fulltimer is dit bijvoorbeeld 40 uren (afhankelijk van de cao). Voor een parttimer zijn dit bijvoorbeeld 32 uren. Dit hangt uiteraard af van de arbeidsovereenkomst van uw werknemer. Voor een oproepkracht geeft u in de rubriek ‘code invloed verzekeringsplicht’ op dat het om een oproepkracht gaat.

Na het versturen van het 1^e correctieverzoek controleren we of de foutieve loon- en premiegegevens vervangen zijn door de juiste loon- en premiegegevens. Is dit het geval dan worden de afgedragen premies overgedragen aan de fondsen.

Zijn de loon- en premiegegevens niet of niet juist gecorrigeerd, dan ontvangt u een 2^e correctieverzoek. Hierop kunt u op dezelfde manier reageren als op het 1^e correctieverzoek.

14 Kalenderdagen na het versturen van het 2^e correctieverzoek controleren we of de foutieve loon- en premiegegevens vervangen zijn door de juiste loon- en premiegegevens. Is dit het geval dan worden de afgedragen premies overgedragen aan de fondsen.

Als de loon- en premiegegevens nog steeds fout zijn dan corrigeren we de loon- en premiegegevens gebaseerd op de bij ons bekende gegevens en de rekenregels. U ontvangt dan een nota waarop gespecificeerd staat voor welke werknemers wij een nota hebben opgelegd en met welke loongegevens dit is berekend. 

U kunt als volgt op de nota reageren:
- U betaalt de nota. Daarna kunt u nog steeds corrigeren.
- U levert zelf alsnog de juiste loon- en premiegegevens aan. De opgelegde nota komt hiermee te vervallen. Echter de correctie of vervangende aanlevering die u doet wordt 10 kalenderdagen na registratie ook weer gecontroleerd op juistheid. Als door de correctie of vervangende aanlevering de loon- en premiegegevens nog steeds niet juist zijn dan krijgt u wederom een correctieverzoek.

Wilt u graag een medewerker van Werkgeversdiensten aan de lijn, neemt u dan contact op met de helpdesk, telefoonnummer 020 583 42 00.

Terug naar boven

12. Speciale aandachtspunten bij het invullen van de OLP

Oproepkracht

Hebt u oproepkrachten in dienst dan is het van belang dat u dit aangeeft in de OLP. In de gegevens van de betreffende werknemer - bij verzekeringsplicht in het L-record – geeft u aan of het een oproepkracht betreft. Bij de rubriek ‘gemiddeld aantal uren gewerkt’ vult u het aantal uren in dat de oproepkracht gemiddeld werkt over langere periode. Het is belangrijk dat het gemiddeld aantal uren constant blijft.

Gedeeltelijk werken & parttimers                    

Hebt u medewerkers in dienst met een onvolledig dienstverband, dan geeft u dit aan in de rubriek ‘gemiddeld aantal gewerkte uren per week’. Hebt u een medewerker in dienst met een dienstverband van 20 uur dan vult u dit standaard in. Omdat uw medewerker pensioen opbouwt over deze 20 uren, wijzigt dit nooit, tenzij het arbeidscontract wordt aangepast.

'Gemiddeld aantal uren'

Voor de pensioenopbouw van uw werknemer(s) is het belangrijk aan te geven of uw werknemer geheel of gedeeltelijke werkt.  Bij een medewerker die fulltime werkt staat het aantal uren dus altijd op 40 (afhankelijk van   de cao). Hierdoor bouwt u medewerker volledig pensioen op.

Het is van belang dat u de ‘soort regel’ codeert, wanneer er sprake is van

* Levensloop (LLR)
* Reintegratie (RIA)
* Zieke werknemers (ZKG)
* Ouderschapsverlof werknemer (OVW)
* Arbeidsongeschiktheid volgens WAO (WAO)
* Arbeidsongeschiktheid volgens WGA en IVA (WIA)
* De werknemer werkt in Duitsland (ULK)
Hieronder zijn deze situaties nader beschreven.

Uw werknemer heeft een Levensloopuitkering (Code LLR)

Heeft uw werknemer een Levensloopuitkering en blijft de arbeidsverhouding in tact, dan hoeft u geen premies af te dragen. Wel levert u een OLP aan, maar u vult dan alles in met ‘0’. Er is geen loon en geen premie, dit is een nihilloonopgave. Bij het invullen van de opgave loon en premie vult u in bij soort regel de code LLR in.  

Uw werknemer is ziek, maar er is sprake van reïntegratie (Code RIA)

De werknemer krijgt bij reïntegratie met terugwerkende kracht over de voorafgaande 6 maanden een bonus van 30%. Bij 2 jaar ziek krijgt de werknemer in eerste instantie 70% uitbetaald. In deze situatie dient bij aanlevering van de eenmalige reïntegratiebonus in het SVW-loon de code RIA te worden meegegeven.

Uw werknemer is ziek (Code ZKG)

Volgens de Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte betaalt een werkgever de eerste 2 ziektejaren het loon van de werknemer. Het loon over deze 2 jaren is gemaximeerd tot 170%. De verdeling van de 170% is voor iedere sector per CAO geregeld. Vanaf het moment dat u uw werknemer, door ziekte, minder dan 100% betaalt, vult u op de opgave loon en premie de code ZKG in. Alleen dan is het pensioenfonds in staat om de gekorte pensioenopbouw vanwege de gereduceerde loondoorbetaling aan te vullen. Het uurloon van de zieke werknemer wordt niet aangepast. Voor hem blijft u 100% van het normaal verstrekte uurloon aanleveren.

Uw werknemer heeft ouderschapsverlof (Code OVW)

Heeft uw werknemer ouderschapsverlof? Dan vult u bij 'soort regel' de code OVW in.

Uw werknemer is (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt (WIA of WAO)

Over het met werken verdiende loon zijn bedrijfstakeigen premies verschuldigd. Als soort regel vult u dan de code WIA in, daarbij is van belang dat de rubriek 'gemiddeld aantal uren per week gewerkt' juist wordt ingevuld. Is er nog sprake van een WAO-uitkering en gedeeltelijk werken, vult u dan de code WAO in bij 'soort regel'. Ook hier is het weer belangrijk dat de rubriek 'gemiddeld aantal uren per week gewerkt' juist wordt ingevuld.

Uw werknemer werknemer werkt in Duitsland (ULK)
Wanneer uw werknemer werkt in Duitsland dan neemt hij (verplicht) deel aan het duitse Vakantiefonds (ULAK).
U bent vrij in uw keuze voor het afdragen van premies O&O, SF en SAB. Kiest u er voor om geen premies af te dragen dan kunt u hierop ook geen aanspraak maken. U zet deze rubrieken dan op '0' en vult bij soort regel de code ULK in.

Terug naar boven